Excel数据排名相信对于大家再熟悉不过了，只要有考核的地方都会涉及到排名的情况。可能大家都会用到的一个函数，那就是Rank排名函数。但是数据排名远不止这一个，今天我们就来学习一下Excel常见的3种......
2023-05-29 0 rank函数,rank函数怎么用,rank函数的使用方法,rank函数的用法,rank排名函数,Excel函数
Excel的正确用法,你以前可能用错了.
Excel函数
2023-05-29 22:30:37
在平时的工作或学习中，你一定遇到过这样的任务：
生成100张邀请函/桌签
生成100个文件夹
生成100个参赛选手的编码
如果你遇到这些任务，需要多长时间完成呢?
嗯?看上去不过才100个而已，30秒一个，一个小时不到就搞定了嘛!
注意了!这只是简单举例，实际工作里，很容易遇上需要1000多个的工作。如果你还用之前的「笨方法」，估计一天不吃不喝，才勉强搞定吧。
但，如果你的方法得当，以上的任何一个任务，都只需要5分钟的时间。
如果你厌恶手动重复无数遍的简单任务，或者经常遇到这样的工作，你一定不能错过这篇文章学会正确使用方法，事半功倍!
或者，你只是想学习一点点excel知识，提高一下日常办公的效率?本文就是为你准备的!
01 大才小用：excel的那些坑
对大多数的职场人和大学生而言，相对word和PPT而言，excel是最不熟的软件。
可是，excel中的大部分任务，不会就是做不出来。但是，这个时候老板着急要结果，怎么办?
只能付出成吨的时间，八仙过海，用各种低级、诡异的方式手动实现。这就使得excel经常在各个场合被误用!我们来看一些案例。
你一定见过这样的登记表。有人用word做，有人用excel做。
我并不是要吐槽这张表(虽然页面设计上的确有问题)，我们要强调一点，设计表格要为目的服务。
如果这个表格是为了打印出来填写，没有任何问题。可一旦这个表格是用来收集数据，做统计分析的，那就是表哥表姐的恶梦了。
所以，接下来我们要讲的，其实是数据统计表/报表。完全不想理上面那样的登记表，那种用word排排版就好了，真的不适合excel。
大坑❷ 统计表设计失误
这是一张培训信息统计表，填表的时候还很辛苦地区分学习类型，逐个打钩。
可一旦让你统计2011年学习类型1、2、3、4各有多少学时的时候，你要怎么做呢?
手动累加?多次筛选进行加法?
一旦制作表格时没用做好数据设计，后期统计数据要用到手工操作，灾难就开始了。
大坑 ❸ 不知函数是何物
最后一行是计算总计的，这是很常见的需求，我们看看他是怎么做的：
他写的公式是：
=B33+B32+B31+B30+B29+B28+B27+B26+B25+B24+B23+B22+B21+B20+B19+B18+B17+B16+B15+B14+B13+B12+B11+B10+B9+B8+B7+B6+B5+B4+B3+B2
这是很常见的迷之勤奋，以为自己很用心，以为自己很辛苦，但其实连入门都算不上。
本来非常强大的excel，却因为我们不了解，只有非常少的功能被使用，直接导致了使用时的低效。从而进入了不想做、不想学的恶性循环。
02 正本清源：excel的基本逻辑
在学习一个软件的时候，最忌讳的就是眼高手低。一谈到学习 excel，有人会觉得学宏、学 VBA 更高大上，学其他的基本操作太 Low。
举个例子：
很多人连「相对引用」和「绝对引用」都不知道是什么，听说 Rank 函数，或者 VLOOKUP 函数很厉害，也想用用看。
从网上找个教程，跟着磕磕绊绊地操作，最终大概能解决问题，但是，下一次遇到类似情形的时候，很可能还是抓瞎。
所以，知道怎么做是一个层面，知道为什么这么做是更高的一个层面，也只有知道为什么，才会迅速地提升技能。
具体到 excel，你当然可以学 excel 的高级功能，但是，在此之前，务必要把最基础的部分搞定。
比如下面这些知识，你知道么?
【列标】
excel的列默认是用英文字母来标记的，A~Z;Z 的下一列是 AA，AA~ZZ;ZZ 的下一列是 AAA，列标的最大值是XFD
【行号】
excel 的行默认是用阿拉伯数字来标记的
【单元格】
行列交叉的每一个格子叫单元格
【名称框】
显示单元格地址，定位单元格的方法就是列标+行号，如B2、F4、AK47。单元格地址在公式或函数中会被大量用到。
❶ 合格的公式写法
如果单元格 B34 里面要计算总和的话，一定不能写这种公式：
写法1
=4500+3600+4000+1400+414+121.6+……+330+630
写法2
=B33+B32+B31+B30+B29+B28+B27+B26+B25+B24+B23+B22+B21+B20+B19+B18+B17+B16+B15+B14+B13+B12+B11+B10+B9+B8+B7+B6+B5+B4+B3+B2
写成单元格地址最大的好处就是公式可复用，复用的意思是说，如果有其他列要计算总计，套用这个公式的逻辑就可以了。
虽然 写法2 完全正确，没有任何excel的语法问题，但我们仍然不推荐。
为什么?太慢了嘛!有更快的方法就要用起来。
写法3
=sum(B2:B33)
很多常见的公式比如总分、平均分、最大值、最小值等，excel 都把它变成了函数。
所以，就不需要我们自己去写了，除非现有的函数解决不了这个问题，我们再自己造公式。
❷ 正确的日期格式
再举一个例子，以下几个日期格式，哪一个是正确的?
2016、3、22
2016.3.22
20160322
2016年3月22号
2016322
2016。3。22
其实，以上六种日期的写法全是错的!
正确的写法应该是2016-3-22或者2016/3/22
只有用了正确格式的日期，才可以自由的转换格式，或者做计算，一旦写成错误的日期格式就做不到了。
觉得自己对基础知识很了解?不妨回答一下后面的问题。
如果你觉得还不了解，可以点这里看看基础操作。
为什么手机号不能是数字类型?
数字和文本的区别是什么?
填充柄怎么用?
连续的单元格如何表示?
相对引用和绝对引用是什么意思，有什么用?
❸ 正确的表格结构
只要你的「源数据表」设计得当，你就可以生成各种「老板要的表」，有时会用到「辅助表」来做一些中间运算，最终形成报表。
举例来说：如何制作一张成绩单
尽管我们工作或学习中的表格可能比这个复杂很多，但是，基本的原理都是通用的，而且，在教学过程中，越是简单典型的例子，越容易说明问题。
上面这张表可能我们通常看到的成绩单，但是，这个表格的设计有很大问题。
原因就在于第一张表中的数据，需要两个维度才能确定当前数据的意义。
举例来说，第一个数字90，我需要向左看才知道是梅长苏的成绩，再往上看才知道是word这门课的成绩。
表二只有一行是标题行，或者叫表头。其余的每一行都独立成行，记录了一条完整的数据。
这种设计方法最大的好处就是今后不管如何做统计、做报表，都极其方便。
❶ 要跟上潮流，尽量使用新版本。
以 office 为例，现在已经2016年了，如果你还在用 office2003，劝你尽早升级，享受新功能的美好。
即便你用的是 office 2007、office2010 也建议尽快升级。
举个例子，比如我们想提取「身份证号」中的「出生日期」信息：
在 excel2013 版本以前，我们的解决方案是用Mid函数，标准写法 =Mid(A26,7,8)
但，excel2013发布之后，就有新方法了!即使你不懂函数，也可以轻松搞定，这个功能叫快速填充。
方法很简单：
❶ 先把目标结果(出生日期)填进去。
这个功能特别强大，拆分数据、合并数据、提取数据统统不在话下。
点击这里，继续了解
在excel2016版本中，新增了很多图表类型，举两个例子：
有一个原始表格长这样：
在excel2016中，可以瞬间生成一个树状图出来：
在excel2016中，你可以瞬间生成一个旭日图出来：
之所以劝大家使用新版本是因为，很多事情在老版本中可能需要几分钟，甚至十几分钟才能做好，而新版本只要点一次鼠标就轻松搞定。
何必跟自己的大好青春较劲呢?
excel的另外一个自带功能也经常被我们忽略掉，就是：快速访问工具栏
这样一来，大部分时间，在不切换选项卡的前提下，也可以高效率地干活了。
添加的方法也非常简单，你只需要在特定功能上右键，选择【添加到快速访问工具栏】，即可。
❷ 用好搜索引擎。
在学习的过程中，难免会遇到问题。此时最有效率的、最不会抛弃你的工具是搜索引擎。
我们搜索的时候有一个误区，以为搜索结果的第一条或起码第一页一定会有答案，但事实并不是这样的。
搜索能力，也需要不断提升，掌握技巧才能快速找到结果，而其中最重要的以下两种能力。
a. 清楚地表述问题
b. 关键词优化能力
举例来说：
当你不知道四舍五入的函数是什么时，你在搜索引擎里面要怎么找?
如果直接输入「用来表示四舍五入的函数是什么」，就出现了一个巨大的漏洞。
你真正想问的是：「excel软件里面哪个函数能做四舍五入的操作?」
虽然搜索引擎的功能还可以，但是，你不能指望它能读懂你的心哪!所以，在想问的问题中，一定抽取出信息足够的关键词：
当关键词正确的时候，你会发现你的搜索结果会非常优质。
同时，搜索不只是Google，百度，还有很多专业论坛或相关的资源可以使用。
通常情况下，office 类的问题有千千万万人在网上问过，有的总结成了文字，有的总结成图文，有的录成了视频。
所以，通常来说并不是网上没有，只是你暂时没找不到而已。
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